얼마 전 2024년도에 대한 종합소득세 신고납부기한이 종료되었습니다. 이번 종합소득세 신고기간을 거치면서, 국세청의 과세시스템이 점점 더 정교해지고 있다는 사실을 다시 한 번 느끼게 되었습니다. 특히, 종합소득세 안내문에 나오는 “소득률 저조” 와 “증빙부족”, 그리고 “사적경비 과다” 와 같은 경고안내가 매우 디테일해지고 있다는 점이 가장 크게 와닿았던 것 같습니다. 이러한 흐름은 비단 개인사업자에게만 적용되는 것이 아니겠죠. 그래서 오늘 시간에는 법인사업자의 비용처리, 그 중에서도 법인카드 사용분과 비용처리에 관해 좀 더 세밀하게 다뤄보고자 합니다.

법인사업자와 개인사업자의 차이점

법인사업자는 개인사업자와 달리, 법인카드를 개설하게 되면 자동적으로 국세청에 통보가 되고 등록이 됩니다. 개인사업자 같은 경우에는 개인 명의로 발급받은 카드 중에 사업용으로 사용할 카드를 별도로 등록하는 절차가 있지만, 법인카드는 그러한 절차가 따로 없는 것이죠. 법인 명의로 발급받은 카드는 반드시 그 법인의 목적사업과 관련해서만 사용해야 한다는 기본적인 전제가 깔려있다고도 해석해 볼 수 있겠습니다.

사업용 카드를 개인적으로 사용했을 때 주어지는 세법상 패널티도 개인사업자와 법인사업자 간에는 차이가 있습니다. 먼저, 개인사업자 같은 경우에는 장부상 경비로 반영된 사적 사용분이 비용 불인정됨에 따라 종합소득세를 추가 납부해야 하고요, 그 추가납부 세금과 더불어 가산세가 부과될 수 있습니다.

법인사업자의 경우는 좀 더 복잡합니다. 법인세를 계산할 때 경비로 반영되었던 금액이 불인정됨에 따라 법인세와 가산세를 추가 납부해야 하는 것은 개인사업자와 동일합니다. 다만 비용불인정 금액만큼이 대표자 또는 카드 사용자의 ‘상여’로 소득처분 되어서 법인세뿐만 아니라, 종합소득세 또한 추가적으로 부과될 수 있습니다. 또한 당장 상여로 소득처분 되지 않는다 하더라도, 그 사용 누적액이 업무무관가지급금으로 분류되어 인정이자 상당액에 대해 법인세와 종합소득세가 부과되고, 차입금이 있는 회사의 경우에는 이자비용 전부 또는 일부가 비용으로 불인정됨에 따라 법인세 부담이 추가적으로 발생할 수 있습니다. 이러한 세금적인 제재뿐만 아니라, 업무상 횡령 내지는 배임으로 형사처벌의 대상이 될 수 있다는 점이 개인사업자와 법인사업자의 가장 큰 차이라고 할 수 있습니다. 그만큼, 법인사업자의 카드 사용액 관리가 더욱 중요하고, 회계상 처리에 있어서도 신중하게 접근해야 한다는 사실을 알 수 있겠습니다.

특별히 유의해야 하는 케이스는?

올해 법인세 신고가 있었던 3월, 국세청에서는 법인카드 사용액의 업무관련성에 대한 조사를 강화하겠다는 보도자료를 발표한 바 있습니다. 법인세 신고납부가 완료된 업체들의 법인카드 비용처리 내역을 사후검증 함으로써, 사적사용 내지는 업무무관 사용으로 보이는 지출액을 임의로 분류하여, 이에 대한 확인 작업을 진행하겠다는 것입니다. 이러한 흐름에 비추어, 특별히 조심해야 하는 케이스들이 있습니다. 만약, 대표님께서 이러한 케이스에 해당하신다면, 앞으로 법인카드를 사용하시거나 비용처리를 함에 있어 좀 더 철저한 관리체계를 마련하실 필요가 있겠습니다.

우선, 개인명의 카드사용액을 법인 경비로 반영하는 케이스입니다. 생각보다 많은 대표님들께서 법인카드가 아닌, 개인명의 카드를 사용하시고 그 내역을 법인 경비로 반영하고 계시는데, 이유는 법인카드가 개인카드에 비해 마일리지나 포인트 적립, 결제금액 할인 등의 혜택이 적기 때문입니다. 하지만, 앞서 언급 드렸듯이 법인사업자의 경우는 별도의 사업용 카드 등록절차가 없어, 실제로 개인명의 카드를 법인의 업무용으로 사용한다 하더라도 그 내역이 1차적으로는 업무와 관련 없는 지출액으로 분류될 가능성이 높습니다. 물론, 개인명의 카드라 하더라도 실제 법인의 업무에 사용했음을 입증할 수만 있다면 법인 경비로 인정받을 수 있습니다.

다만, 이 두 가지는 경비 반영 전에 반드시 체크하셔야 합니다. 첫 번째로, 법인 경비로 반영한 개인카드 사용액 중 업무와 관련 없는 지출액이 섞여 있지는 않은지 체크해보셔야 합니다. 일반적으로 부가세를 신고할 때 세무사무실에 개인카드 사용내역을 보내주고 그 내역들이 장부에 반영이 될 텐데, 이 때 카드사용내역 중 업무와 무관한 지출액이 섞여있다면 담당 직원에게 반드시 말씀을 해주셔야 합니다. 추후 세무조사가 있을 때, 개인카드 사용내역은 반드시 짚고 가는 파트이니 만큼 전액 부인되는 리스크를 방지하기 위해서라도, 업무 관련 사용분과 사적 사용분을 분류해놓고 내부적으로 사용내역 관리를 해놓을 필요가 있겠습니다.

두 번째로, 개인카드 사용으로 인한 결제금액 할인 또는 포인트 결제분이 있다면 그 내역 또한 회계처리에 반영해야 합니다. 예를 들어, 개인카드로 500만원을 사용하여 경비로 반영하였고, 할인이 적용되어 실제 결제금액이 490만원이었다면, 그 차액인 10만원만큼을 법인의 영업외수익으로 처리하는 것이 원칙에 맞는 회계처리에 해당합니다. 개인카드 사용규모가 크면 클수록, 이 차액의 규모 또한 커질 수 있습니다. 이를 묵인한 채로 개인카드 사용액 전액을 법인계좌에서 인출하고 있었다면, 업무무관 가지급금이 누적되어 온 결과가 되어, 법인과 대표님께 불필요한 세금부담이 발생할 수 있습니다. 반대로, 실제 결제금액 만큼만 법인계좌에서 인출하면서 그 차액을 당해연도 이익으로 반영하고 있지 않았다면, 그 차액분이 부채로 누적되어, 회사의 부채비율을 의도치 않게 증가시키는 결과가 될 수도 있습니다.

특별히 유의해야 할 다음 케이스도 바로 살펴볼텐데요, 그 전에 회사의 법인카드 비용처리가 국세청에서 어떤 검증과정을 거치는지부터 짚고 넘어갈 필요가 있습니다. 많은 분들께서 법인카드에 대한 검증작업이 법인세 신고에서만 진행이 된다고 알고 계시는데요, 법인세 신고 전에 법인카드 사용액 중에서도 업무관련 지출내역을 국세청에 제출하는 과정이 있습니다. 바로 부가세를 신고‧납부할 때입니다. 부가세 납부액을 계산할 때 매출세액에서 공제되는 매입세액을 산정하게 되는데, 그 매입세액에는 세금계산서 수취금액뿐만 아니라, 신용카드 사용내역과 현금영수증 발급내역이 모두 포함되는 구조입니다. 즉, 법인사업자의 경우 분기마다 부가세 신고‧납부 작업을 진행하게 되고, 그 때 업무와 관련된 신용카드 사용내역과 그 금액을 관할 세무서에 제출하게 되는 것입니다.

이 과정에서 부가세 공제내역과 불공제내역을 분류하는 작업이 진행되는데, 이것이 큰 맥락에서는 업무 관련 지출액과 그 외 지출액을 “자진신고”하는 절차라고도 볼 수 있습니다. 이 과정에서 특별히 유의해야 할 포인트를 짚어볼 수 있는데요, 먼저, 부가세 공제로 반영하는 항목에 있어서 유의해야 할 포인트입니다.

만약, 백화점 사용액 등 사적경비로 분류될 가능성이 높은 항목을 부가세 공제항목으로 반영하는 경우에는 추후 소명 및 세무서 확인 절차에 대비해서, 그 사용내역과 업무 관련성을 입증할 수 있는 서류를 내부적으로 보관해놓으실 필요가 있습니다. 예를 들어, 백화점에서 직원의 생일선물을 구입했다면 그 구입내역과 복리후생 성격의 지출임을 입증할 수 있는 서류, 더 나아가 회사 복리후생 내부지침 등을 사전에 준비해놓아야 합니다. 불특정 다수에게 제공하기 위한 기념품 등을 구입했다면 그 사실관계가 담긴 내부서류를 작성해놓고 광고선전비 성격의 지출로서 부가세 공제로 반영하는 것이 관리상 적절할 것입니다.

부가세 불공제로 반영한 법인카드 사용내역에 대해서도 유의할 포인트가 있습니다. 부가세 신고시에 불공제 항목으로 분류가 되었다는 것은 그 사용내역이 세무서에 제출되지 않았음을 의미합니다. 그렇기 때문에, 법인카드 내역 중 부가세 불공제분이 장부상 경비로 반영되었다면 업무 관련성에 대한 입증책임이 더 강하게 요구된다고 할 수 있습니다. 예를 들어, 업무 관련성은 인정되지만 부가세 불공제 항목에 해당하는 접대비 관련 지출액이나 교통비 등에 해당하는 경우라면 그 내역을 객관적으로 입증하기 위한 내부 관리체계가 마련되어 있어야 합니다. 법인카드 사용자를 구분해서 각 사용자별로 카드 사용액을 검증하는 관리체계도 마련해놓을 필요가 있겠습니다.

AI탈세적발시스템?

최근 세정일보에 나온 기사에 따르면, 국세청의 ‘AI 탈세적발시스템’이 본격적인 가동에 들어가면서, 올해 14,000건의 세무조사를 목표로 법인사업자와 개인사업자를 가리지 않고 세무조사를 실시하겠다고 합니다. AI 도입에 따라 탈세혐의자를 자동으로 추출해내는 방식으로, 세무조사 대상을 선정하고 신고자료를 분석하는 작업에 속도가 붙을 것으로 보입니다. 점점 더 타이트해지고 투명해지는 과세시스템에 맞춰, 대표님들께서도 세금신고와 사후관리 체계를 더욱 정교하게 보완해나갈 필요가 있겠습니다.